Siete pasos a seguir para crear un evento de éxito

1. Define los objetivos del evento.

Esta primera etapa resulta crucial en la planificación de tu evento, ya que la identificación del objetivo a perseguir te ofrecerá una guía en la siguiente toma de decisiones. Para su definición, te aconsejamos que, de una parte, des pie a la empatía y, de otra, que consideres la inversión de tiempo, dinero y energía que su organización conlleva. En cuanto a la empatía, nos referimos a que te pongas en el punto de vista del invitado, para luego obtener una mejor respuesta de tu público objetivo.

2. Identifica tu público objetivo.

Aquí, se trata de ser selectivo. El hecho de llegar a un mayor público no conlleva que tu evento sea un éxito, sino que puede acabar derivando en todo lo contrario. Su identificación, al igual que el objetivo, es importante pues te ayudará a mantenerte enfocado en las metas específicas e incluso evitar que el alcance del evento se difumine en el camino.

3. Establece el momento y el lugar del evento.

La fecha y el lugar de tu evento tendrán un gran impacto para que asistan muchas personas. Es importante que no coincida con ninguna festividad, que el horario, mes y día no creen problemáticas que puedan encarecer los costes del evento, y lo más importante, reservar la fecha lo antes posible. Aludiendo de nuevo al término de la empatía, debes asegúrarte de que la ubicación es la correcta y de buena accesibilidad. Además, considera que el lugar debe ir en la misma línea que tu imagen de marca, tu mercado objetivo y el objetivo previamente marcado.

4. Fija el presupuesto.

Si quieres evitar hacer frente a unos grandes costes, deberás marcar un presupuesto. Establece una línea de gastos y cuánto estas dispuesto a emplear en cada uno de ellos. Te recomendamos que antes de fijarlo, tengas claro qué tipo de evento vas a desarrollar. En función de éste, deberás buscar diferentes alternativas y estimaciones para el precio, y así ceñirte al presupuesto y evitar posibles desviaciones del mismo. Recuerda que debes ser lo más específico posible en tus estimaciones y dejar siempre un remanente para gastos imprevistos, que inevitablemente surgirá alguno.

5. Promociona el evento.

Otro aspecto crucial es la comunicación del evento, donde deberás considerar un plan de marketing. Para conseguir un evento exitoso, tendrás que promocionarlo en las redes sociales, ya que, actualmente, constituye la principal forma de hacer llegar la celebración a un gran número de personas. Asimismo, te aconsejamos que anuncies el evento en tu página web de empresa, realices acuerdos con medios de comunicación e incluso hagas campañas de mailing o boletines electrónicos.

6. Revisa los detalles el día del evento.

Llegada la fecha, deberás dejar a un lado los nervios y centrarte en comprobar que todo lo que habías planificado, se está ejecutando conforme a lo establecido. Como organizador, deberás encargarte de revisar que las acciones delegadas se están desarrollando correctamente y asegurarte de que los asistentes están bien atendidos.

7. Contempla un plan de emergencia.

Otro asunto crucial que debes considerar cuando organizas un evento, es la consideración y el establecimiento de un plan B. Siempre puede darse el hecho de que surjan imprevistos en un evento, por lo que la fijación de dicho plan te evitará malos ratos y te garantizará el estar preparado en caso de que ocurriera.